Cómo programar reuniones entre husos horarios
Elige la hora en una zona, conviértela para todos los demás, pon la fecha y la zona en la invitación y comprueba que nadie tenga que conectarse a las 3:00 a. m. Eso es casi todo. Una invitación de calendario con la zona horaria correcta hace por ti una sorprendente parte del resto.
Encontrar una hora que funcione
- Empieza por dónde está cada persona, usando nombres de ciudades en lugar de "EST" o "IST". Una ciudad le dice a la herramienta si hay horario de verano, mientras que un código de tres letras no siempre lo hace.
- Busca el solapamiento, intentando que sea más o menos de 8:00 a. m. a 9:00 p. m. para todos. Con dos lugares suele haber una ventana, pero con cuatro o cinco puede que no la haya, y alguien tendrá que aceptar una franja temprana o tardía.
- Conviértela y comprueba la fecha, porque el mismo momento puede ser lunes en Sídney y domingo en Nueva York.
- Envía una invitación de calendario de verdad, para que cada persona vea la hora en su propia zona y nadie tenga que hacer cuentas.
- Escribe también la hora y su huso en el mensaje, por ejemplo "jueves 15:00 UTC", por si alguien lo lee fuera de su calendario.
¿A quién le toca la franja incómoda?
Si siempre es el mismo lado el que se conecta de noche, se cansará pronto, y lo notarás. Un hábito que funciona en muchos equipos es ir rotando la franja para repartir los madrugones y las salidas tardías. Para un equipo entre EE. UU. y la India eso suele significar primera hora de la mañana en EE. UU., que es la noche en la India; para esos dos no hay una hora perfecta. El Reino Unido y la India lo tienen más fácil, porque una llamada a media mañana en el Reino Unido cae a primera hora de la noche en la India.
Lo que más falla
Las semanas del cambio de hora son las que más problemas dan. EE. UU. y Europa cambian la hora en fechas distintas, así que una reunión semanal puede desplazarse una hora durante unas semanas, por lo que conviene revisarlo en marzo, a finales de octubre y a principios de noviembre. Los husos de media hora son el siguiente culpable: La India es UTC+05:30 y Nepal UTC+05:45, algo fácil de olvidar (hay más en husos horarios de media hora y de 45 minutos).
Los fines de semana y los festivos también pillan a la gente, porque algunos países tienen el fin de semana en viernes y sábado y los festivos varían mucho. Y luego está el "mañana a las 9", que plantea la pregunta obvia de qué mañana y qué 9. Dilo con claridad.
Herramientas que ayudan
El Planificador de reuniones pone varias ciudades en una misma línea de tiempo para que el horario laboral común se vea de un vistazo, mientras que el Conversor de husos horarios es más rápido para una sola conversión. Los pares habituales tienen sus propias páginas, como IST a EST, y si llamas a la India a menudo, la guía de llamadas tiene una tabla.
¿Conviene poner UTC en la invitación? Solo si tu equipo ya piensa en UTC. Para la mayoría, una invitación de calendario que se convierte sola es mucho más fácil.