Como agendar reuniões entre fusos horários
Escolha o horário num fuso, converta para todos os outros, coloque a data e o fuso no convite e confira que ninguém precise aparecer às 03:00. Isso é quase tudo. Um convite de calendário com o fuso certo faz uma parte surpreendente do resto por você.
Encontrando um horário que funcione
- Comece por onde cada pessoa está, usando nomes de cidades em vez de "EST" ou "IST". Uma cidade informa a ferramenta sobre o horário de verão, enquanto um código de três letras nem sempre faz isso.
- Procure a sobreposição, mirando mais ou menos das 08:00 às 21:00 para todos. Com dois lugares geralmente existe uma janela, mas com quatro ou cinco pode não haver, e alguém vai ter que ficar com um horário cedo ou tarde.
- Converta e confira a data, porque o mesmo momento pode ser segunda em Sydney e domingo em Nova York.
- Envie um convite de calendário de verdade, para cada pessoa ver o horário no próprio fuso e ninguém fazer contas.
- Escreva também o horário e o fuso na mensagem, como "quinta 15:00 UTC", caso alguém leia fora do calendário.
Quem fica com o horário ruim?
Se o mesmo lado sempre entra tarde da noite, vai se cansar rápido, e você vai perceber. Um hábito que funciona para muitas equipes é revezar o horário, para dividir as madrugadas e as noites. Para uma equipe EUA-Índia, isso costuma significar o começo da manhã nos EUA, que é noite na Índia; para esses dois não existe horário perfeito. O Reino Unido e a Índia têm mais sorte, já que uma ligação no fim da manhã no Reino Unido cai no começo da noite na Índia.
O que mais dá errado
As semanas de mudança de horário são as que mais causam problemas. Os EUA e a Europa mudam o relógio em datas diferentes, então uma reunião semanal pode escorregar uma hora por algumas semanas, por isso confira em março, no fim de outubro e no início de novembro. Os fusos de meia hora são o próximo culpado: A Índia é UTC+05:30 e o Nepal UTC+05:45, algo fácil de esquecer (há mais em fusos horários de meia hora e de 45 minutos).
Fins de semana e feriados também pegam as pessoas, porque alguns países têm fim de semana na sexta e no sábado e os feriados variam muito. E tem o "amanhã às 9", que levanta a pergunta óbvia: amanhã de quem, e 9 de quem? Deixe isso claro.
Ferramentas que ajudam
O Planejador de reuniões coloca várias cidades numa mesma linha do tempo para o horário comercial em comum aparecer de relance, enquanto o Conversor de fuso horário é mais rápido para uma conversão só. Os pares mais comuns têm páginas prontas, como IST para EST, e se você liga para a Índia com frequência, o guia de ligações tem uma tabela.
Vale colocar UTC no convite? Só se a sua equipe já pensa em UTC. Para a maioria das pessoas, um convite de calendário que se converte sozinho é bem mais fácil.